Celovita FledgeWorks rešitev

Predstavitev

Stranka:

Salus d. o. o. 

Ljubljana, Slovenija

Panoga:

Trgovina na debelo s farmacevtskimi izdelki ter medicinskimi potrebščinami in materiali.

Izzivi:

  • Uvedba procesnega pristopa.
  • Izboljšanje učinkovitosti pri upravljanju s človeškim kapitalom v vseh povezanih družbah.
  • Omogočanja nadaljnje rasti skupine Salus.

Predstavitev naročnika

Skupina Salus predstavlja vitalni člen v oskrbi z zdravili, prehranskimi dodatki, medicinskimi pripomočki in kakovostnimi ter inovativnimi storitvami, ki prinašajo zdravje in dobro počutje ljudi, saj je specializirana za ponudbo celostne storitve distribucije, promocije in aktivne prodaje ter spremljajočih storitev, da zdravilo ali medicinski pripomoček pride na trg.

Regionalno je prisotna na trgih jugovzhodne Evrope v 7 državah. Ima 1.500 dobaviteljev, 3.000 kupcev, 50.000 artiklov in skupno 440 zaposlenih.

Skupino Salus tako sestavljajo naslednje družbe: v Sloveniji SALUS, Ljubljana, d.d., SALUS, Veletrgovina, d.o.o., Carso d.o.o., SANOLABOR d.d., na Hrvaškem Carso CRO d.o.o. in SANOL H d.o.o., v Severni Makedoniji Carso Internacional, dooel, Ilinden ter v Srbiji SANOL S d.o.o.

Izzivi naročnika

Izziv skupine Salus je bil izboljšati notranjo učinkovitost organizacije, ki bi zagotovila kakovost storitev in rast.

Za uresničitev tega izziva sta ključna dva dejavnika: podoba družbe ter kakovost storitev. Vodstvo družbe se je zavedalo dejstva, da odlično storitev, ki bo naredila kupce zadovoljne in v končni fazi zagotovila rast družbe, lahko ponudijo samo zaposleni, ki so ciljno usmerjeni, kompetentni in visoko motivirani za delo, ki ga opravljajo.

Posledično se je vodstvo družbe odločilo, da razvoj področja ravnanja z zaposlenimi postavi kot prioritetno nalogo. Po opravljeni analizi stanja se je izkazala potreba po vzpostavitvi procesnega pristopa pri ravnanju z zaposlenimi ter izboljšanju učinkovitosti izvedbe ključnih kadrovskih procesov.

Poslovodstvo je želelo doseči večjo angažiranost vodij in zaposlenih pri upravljanju uspešnosti dela in razvoju zaposlenih ter dvig učinkovitosti postopkov kadrovske administracije in izračunavanja plač.

Študija primera

Rešitev

Projekt rešitve sestoji iz naslednjih delov:

Najprej je potrebno opredeliti in vzpostaviti organizacijsko infrastrukturo kot osnovo za učinkovito izvajanje kadrovskih procesov. To vključuje opredelitev organizacijske strukture, posodobitev sistemizacije delovnih mest in izdelavo modela kompetenc.

V naslednji fazi je potrebno opredeliti in vzpostaviti kadrovske procese zaposlovanja, uvajanja v delo, upravljanja z uspešnostjo dela in razvoja ter posodobiti sistem nagrajevanja.

Po opredelitvi organizacijske strukture in kadrovskih procesov sledi vpeljava informacijske podpore Fledge, za učinkovito izvajanje na novo opredeljenih procesov, kadrovske administracije in obračunavanja plač.

Fledge je celovita rešitev v oblaku, ki je napisana v programskem okolju zadnje generacije (Microsoft Azure, Azure SQL Database), ta je prilagojen zahtevam za izgradnjo sodobnih, spletnih, hitro odzivnih in uporabniku intuitivno uporabnih in preglednih poslovnih aplikacij. To programsko okolje omogoča hitro prilagajanje aplikacij poslovnim zahtevam, enostavno integracijo v obstoječa informacijska okolja ter možnost dostopa in uporabe aplikacije na napravah zadnje generacije

Fledge nudi podporo za vse funkcije kadrovske službe. Vsebuje integriran kadrovski sistem FledgeHR s sistemom plač FledgePayroll, kar zagotavlja tudi konsistentnost in 100 % natančnost podatkov za obračun plač.

Implementacija

Faza 1: priprava projekta: Analiza, opredelitev ciljev.

Faza 2: izdelava organizacijskih shem družbe.

Faza 3: posodobitev sistemizacije delovnih mest.

Faza 4: izdelava modela kompetenc.

  • Izdelava modela splošnih kompetenc.
  • Izdelava modela specifičnih kompetenc.
Faza 5: prenova kadrovskih procesov:
  • zaposlovanja,
  • uvajanja v delo,
  • upravljanja z uspešnostjo dela,
  • razvoja zaposlenih.

Faza 6: posodobitev sistema nagrajevanja po uspešnosti.

  • Opredelitev strukture in razpona variabilnega dela plače.
  • Opredelitev osnovne plače.

Faza 7: vzpostavitev aplikacije Fledge za podporo pri izvajanju kadrovskih procesov in kadrovske administracije. Vzpostavljeni so naslednji sklopi:

  • Kadrovska administracija organizacije in uporabnikov.
  • Vodenje kadrovskih procesov zaposlovanja, uvajanja v delo, upravljanja uspešnosti dela, razvoja zaposlenih.
  • Obračun prihodkov zaposlenih: variabilni del plače za delovno uspešnost, stimulacije na osnovi provizije, poslovna uspešnost, bonitete, drugi prihodki, obračun PDPZ, priprava podatkov za obračun plač.
  • Ankete, analize in poročila.

Faza 8: usposabljanje vodstva in kadrovnikov za uspešno izvajanje na novo opredeljenih procesov.

Faza 9: tehnična in vsebinska podpora.

Rešitev

Izvedena rešitev in rezultati

  • Rešitev je digitalizirala kadrovske procese in kadrovsko administracijo.
  • Digitalna organizacijska shema omogoča preglednost in jasnost na kateri poziciji, delovišču in stroškovnemu mestu se posamezni zaposleni nahaja.
  • Vsi zaposleni imajo dostop do svojih osebnih map s podatki in dokumenti iz različnih elektronskih naprav.
  • Kreiranje kadrovskih dokumentov je s pomočjo predlog in avtomatizacije možno le z nekaj kliki.
  • Kadrovski sistem je integriran s plačnim sistemom, kar zagotavlja kvalitetne informacije za obračun plač.
  • Pri procesu zaposlovanja se analizira in primerja potencial ter razvite kompetence z zahtevami kompetentnosti delovnega mesta.
  • Pri upravljanju uspešnosti dela vodje zaposlenim postavijo cilje, zato le-ti natančno vedo, kaj se od njih pričakuje.
  • Ocenjevanje uspešnosti izvedbe dela in posledično nagrajevanje po uspehu dela poteka na podlagi jasno opredeljenih kriterijev merjenja.
  • Pri izračunavanju variabilnega dela plače se upošteva tako osebna delovna uspešnost zaposlenega kot tudi uspešnost samega podjetja.
  • Razvoj zaposlenih poteka na osnovi modela splošnih kompetenc in kataloga specifičnih kompetenc.

Prednosti

  • Zaradi digitalizacije se je dvignila učinkovitosti kadrovskih procesov in administracije.
  • Vedno in povsod je možen trenutni vpogled v delavca v organizaciji.
  • Zagotovljena je skladnost z GDPR uredbo (varnost podatkov, revizijska sled, uveljavljanje pravic posameznika preko elektronskih obrazcev).
  • Za kreiranje novih kadrovskih dokumentov je zaradi predlog v aplikaciji in avtomatizacije vnosov potrebno manj časa.
  • Integracija kadrovskega sistema s plačnim zagotavlja 100 % točnost in konsistentnost podatkov za obračun plač.
  • Zaradi analize potenciala in kompetenc kandidatov ter primerjanja le teh z zahtevami kompetenc delovnega mesta, se zaposlujejo primernejši kandidati.
  • Povečala se je angažiranost vodij in zaposlenih pri upravljanju uspešnosti. Vodje in zaposleni s pomočjo aplikacije FledgeWorks učinkovito izvajajo proces upravljanja uspešnosti.
  • Dvig motivacije zaposlenih, saj so tisti, ki več prispevajo, tudi bolj nagrajeni.
  • Nagrajevanje zaposlenih je premo sorazmerno z uspešnostjo podjetja in osebno uspešnostjo.
  • Razvoj zaposlenih je usmerjen v znanja, veščine in sposobnosti, ki so najpomembnejše za uspešno opravljanje dela.

Usmerite kadrovske procese v ljudi in ne v papirje!​

Komplexní FledgeWorks řešení

Představení

Stranka:

Salus d. o. o. 

Ljubljana, Slovinsko

Odvětví:

Distribuce farmaceutického zboží,  zdravotnických potřeb a materiálů. 

Výzvy:

  • Zavedení procesního přístupu. 

  • Zvýšení efektivity řízení lidského kapitálu ve všech spřízněných společnostech. 

  • Umožnění dalšího růstu skupiny Salus. 

Představení klienta

Skupina Salus  je důležitým hráčem v oblasti dodávek léčiv, doplňků stravy, zdravotnických prostředků a kvalitních a inovativních služeb, které lidem přinášejí zdraví a pohodu. Specializuje se na poskytování komplexních distribučních, propagačních a aktivních prodejních služeb a doprovodných služeb potřebných pro uvedení léčivého přípravku nebo zdravotnického prostředku na trh. 

Je regionálně přítomna na trzích jihovýchodní Evropy v 7 zemích. Má 1 500 dodavatelů, 3 000 zákazníků, 50 000 položek a celkem 440 zaměstnanců. 

Skupina Salus se skládá z několika společností ve Slovinsku, v Chorvatsku a v Srbsku. 

Výzvy klienta

Výzvou skupiny Salus bylo zlepšit vnitřní efektivitu organizace s cílem zajistit kvalitu služeb a růst. 

Pro splnění této výzvy jsou klíčové dva faktory: image společnosti a kvalita služeb. Vedení společnosti si bylo vědomo skutečnosti, že vynikající služby, díky nimž budou zákazníci spokojeni a nakonec zajistí růst společnosti, mohou nabízet pouze zaměstnanci, kteří jsou cíleně řízeni, kompetentní a vysoce motivovaní k práci, kterou vykonávají. 

V důsledku toho se vedení společnosti rozhodlo učinit z rozvoje řízení lidských zdrojů prioritu. Po analýze situace bylo nutné zavést procesní přístup k řízení zaměstnanců a zlepšit efektivitu klíčových personálních procesů. 

Vedení chtělo dosáhnout většího zapojení manažerů a zaměstnanců do řízení pracovního výkonu a rozvoje zaměstnanců, jakož i zvýšení efektivity personální administrativy a postupů pro výpočet mezd. 

Případová studie

Řešení

Plán řešení se skládá z následujících částí: 

Nejprve je nutné definovat a vytvořit organizační infrastrukturu jako základ pro efektivní implementaci personálních procesů. To zahrnuje definování organizační struktury, aktualizaci klasifikace práce a vytvoření kompetenčního modelu. 

V další fázi je nutné definovat a zavést personální procesy pro nábor, onboarding, řízení pracovního výkonu, rozvoj a modernizovat systém odměňování. 

Po definici organizační struktury a personálních procesů následuje zavedení informační podpory Fledge pro efektivní implementaci nově definovaných procesů, personální administrativy a mezd. 

Fledge poskytuje podporu pro všechny HR oblasti. Obsahuje integrovaný personální systém FledgeHR, který lze propojit se mzdovým systémem, který také zajišťuje konzistenci a 100% přesnost mzdových dat. 

Implementace

Fáze 1: příprava projektu: Analýza, definice cílů. 

Fáze 2: vytvoření organizačních schémat společnosti. 

Fáze 3: modernizace klasifikace pracovních míst. 

Fáze 4: vývoj kompetenčního modelu. 

  • Vytvoření modelu obecných kompetencí.
  • Vytvoření modelu odborných kompetencí. 


Fáze 5: nastavení personálních procesů: 

  • nábor, 
  • onboarding,
  • řízení pracovního výkonu,
  • rozvoj zaměstnanců. 


Fáze 6: modernizace systému odměňování v závislosti na výkonu.

  • Definice struktury a rozsahu variabilní části mzdy.
  • Definice základní mzdy.

 

Fáze 7: Implementace aplikace FledgeHR pro podporu nastavení personálních procesů a personální administrativy. Byly zavedeny následující aktivity:

  • Personální správa organizace a uživatelů.
  • Řízení personálních procesů v oblasti náboru, onboardingu, řízení pracovního výkonu, rozvoje zaměstnanců.
  • Výpočet příjmu zaměstnance: variabilní část mzdy za pracovní výkon, motivační provize, obchodní výkonnost, bonusy, ostatní příjmy, příprava podkladů pro výpočet mezd.
  • Průzkumy, analýzy a reporty. 


Fáze 8: školení managementu a zaměstnanců pro úspěšnou implementaci nově definovaných procesů. 

Fáze 9: technická a věcná podpora. 

Řešení

IMPLEMENTOVANÁ ŘEŠENÍ A VÝSLEDKY

  • Řešení digitalizovalo procesy lidských zdrojů a personální administrativa.
  • Digitální organigram poskytl přehlednost a srozumitelnost v tom, na jaké pozici, na jakém pracovišti či nákladovém středisku je umístěn konkrétní zaměstnanec. 
  • Všichni zaměstnanci mají přístup do svých osobních složek s daty a dokumenty, a to z různých elektronických zařízení.
  • Pomocí několika kliknutí lze vytvářet díky šablonám a automatizaci pracovně právní dokumenty.  
  • Personální systém je integrován do systému mezd, který poskytuje kvalitní informace pro výpočet mezd.
  • V procesu náboru jsou analyzovány kompetence a porovnány s požadavky pracovního místa.
  • V rámci řízení pracovního výkonu stanovují manažeři cíle pro zaměstnance, kteří pak přesně vědí, co se od nich očekává. 
  • Hodnocení práce a následné odměny za úspěšné splnění pracovních cílů je založeno na jasně definovaných kritériích měření. 
  • Při výpočtu variabilní části mzdy se bere v úvahu jak osobní pracovní výkon zaměstnance, tak výkon společnosti samotné. 
  • Rozvoj zaměstnanců je založen na modelu obecných kompetencí a katalogu odborných kompetencí. 

Přínosy

  • V důsledku digitalizace se zvýšila efektivita personálních procesů a administrativy. 

  • Okamžitý přehled o pracovníkovi v organizaci je vždy a všude možný. 

  • Je zajištěno dodržování nařízení GDPR (bezpečnost údajů, auditní stopa, vymáhání individuálních práv prostřednictvím elektronických formulářů). 

  • Vytvoření nových osobních dokumentů vyžaduje méně času díky šablonám a automatizaci vstupu. 

  • Integrace personálního systému s mzdovým systémem zajišťuje 100% přesnost a konzistentnost údajů pro výpočet mezd.

  • Díky analýze potenciálu a kompetencí uchazečů a porovnání s požadavky pracovních kompetencí, je ve výsledku najímán vhodnější uchazeč. 

  • Zvýšilo se zapojení manažerů a zaměstnanců do procesu řízení pracovního výkonu. 

  • Zvýšení motivace zaměstnanců, protože ti, kteří přispívají více, jsou také lépe odměněni. 

  • Odměňování zaměstnanců je přímo úměrné výkonu společnosti a osobním výkonům. 

  • Rozvoj zaměstnanců je zaměřen na znalosti, dovednosti a schopnosti, které jsou nejdůležitější pro úspěšný výkon práce. 

Zaměřte HR procesy na lidi a ne na papír!

Celovita FledgeWorks rešitev

Predstavitev

Stranka:

Salus d. o. o. 

Ljubljana, Slovenija

Panoga:

Trgovina na debelo s farmacevtskimi izdelki ter medicinskimi potrebščinami in materiali.

Izzivi:

  • Uvedba procesnega pristopa.
  • Izboljšanje učinkovitosti pri upravljanju s človeškim kapitalom v vseh povezanih družbah.
  • Omogočanja nadaljnje rasti skupine Salus.

Predstavitev naročnika

Skupina Salus predstavlja vitalni člen v oskrbi z zdravili, prehranskimi dodatki, medicinskimi pripomočki in kakovostnimi ter inovativnimi storitvami, ki prinašajo zdravje in dobro počutje ljudi, saj je specializirana za ponudbo celostne storitve distribucije, promocije in aktivne prodaje ter spremljajočih storitev, da zdravilo ali medicinski pripomoček pride na trg.

Regionalno je prisotna na trgih jugovzhodne Evrope v 7 državah. Ima 1.500 dobaviteljev, 3.000 kupcev, 50.000 artiklov in skupno 440 zaposlenih.

Skupino Salus tako sestavljajo naslednje družbe: v Sloveniji SALUS, Ljubljana, d.d., SALUS, Veletrgovina, d.o.o., Carso d.o.o., SANOLABOR d.d., na Hrvaškem Carso CRO d.o.o. in SANOL H d.o.o., v Severni Makedoniji Carso Internacional, dooel, Ilinden ter v Srbiji SANOL S d.o.o.

Izzivi naročnika

Izziv skupine Salus je bil izboljšati notranjo učinkovitost organizacije, ki bi zagotovila kakovost storitev in rast.

Za uresničitev tega izziva sta ključna dva dejavnika: podoba družbe ter kakovost storitev. Vodstvo družbe se je zavedalo dejstva, da odlično storitev, ki bo naredila kupce zadovoljne in v končni fazi zagotovila rast družbe, lahko ponudijo samo zaposleni, ki so ciljno usmerjeni, kompetentni in visoko motivirani za delo, ki ga opravljajo.

Posledično se je vodstvo družbe odločilo, da razvoj področja ravnanja z zaposlenimi postavi kot prioritetno nalogo. Po opravljeni analizi stanja se je izkazala potreba po vzpostavitvi procesnega pristopa pri ravnanju z zaposlenimi ter izboljšanju učinkovitosti izvedbe ključnih kadrovskih procesov.

Poslovodstvo je želelo doseči večjo angažiranost vodij in zaposlenih pri upravljanju uspešnosti dela in razvoju zaposlenih ter dvig učinkovitosti postopkov kadrovske administracije in izračunavanja plač.

Študija primera

Rešitev

Projekt rešitve sestoji iz naslednjih delov:

Najprej je potrebno opredeliti in vzpostaviti organizacijsko infrastrukturo kot osnovo za učinkovito izvajanje kadrovskih procesov. To vključuje opredelitev organizacijske strukture, posodobitev sistemizacije delovnih mest in izdelavo modela kompetenc.

V naslednji fazi je potrebno opredeliti in vzpostaviti kadrovske procese zaposlovanja, uvajanja v delo, upravljanja z uspešnostjo dela in razvoja ter posodobiti sistem nagrajevanja.

Po opredelitvi organizacijske strukture in kadrovskih procesov sledi vpeljava informacijske podpore Fledge, za učinkovito izvajanje na novo opredeljenih procesov, kadrovske administracije in obračunavanja plač.

Fledge je celovita rešitev v oblaku, ki je napisana v programskem okolju zadnje generacije (Microsoft Azure, Azure SQL Database), ta je prilagojen zahtevam za izgradnjo sodobnih, spletnih, hitro odzivnih in uporabniku intuitivno uporabnih in preglednih poslovnih aplikacij. To programsko okolje omogoča hitro prilagajanje aplikacij poslovnim zahtevam, enostavno integracijo v obstoječa informacijska okolja ter možnost dostopa in uporabe aplikacije na napravah zadnje generacije

Fledge nudi podporo za vse funkcije kadrovske službe. Vsebuje integriran kadrovski sistem FledgeHR s sistemom plač FledgePayroll, kar zagotavlja tudi konsistentnost in 100 % natančnost podatkov za obračun plač.

Implementacija

Faza 1: priprava projekta: Analiza, opredelitev ciljev.

Faza 2: izdelava organizacijskih shem družbe.

Faza 3: posodobitev sistemizacije delovnih mest.

Faza 4: izdelava modela kompetenc.

  • Izdelava modela splošnih kompetenc.
  • Izdelava modela specifičnih kompetenc.
Faza 5: prenova kadrovskih procesov:
  • zaposlovanja,
  • uvajanja v delo,
  • upravljanja z uspešnostjo dela,
  • razvoja zaposlenih.

Faza 6: posodobitev sistema nagrajevanja po uspešnosti.

  • Opredelitev strukture in razpona variabilnega dela plače.
  • Opredelitev osnovne plače.

Faza 7: vzpostavitev aplikacije Fledge za podporo pri izvajanju kadrovskih procesov in kadrovske administracije. Vzpostavljeni so naslednji sklopi:

  • Kadrovska administracija organizacije in uporabnikov.
  • Vodenje kadrovskih procesov zaposlovanja, uvajanja v delo, upravljanja uspešnosti dela, razvoja zaposlenih.
  • Obračun prihodkov zaposlenih: variabilni del plače za delovno uspešnost, stimulacije na osnovi provizije, poslovna uspešnost, bonitete, drugi prihodki, obračun PDPZ, priprava podatkov za obračun plač.
  • Ankete, analize in poročila.

Faza 8: usposabljanje vodstva in kadrovnikov za uspešno izvajanje na novo opredeljenih procesov.

Faza 9: tehnična in vsebinska podpora.

Rešitev

Izvedena rešitev in rezultati

  • Rešitev je digitalizirala kadrovske procese in kadrovsko administracijo.
  • Digitalna organizacijska shema omogoča preglednost in jasnost na kateri poziciji, delovišču in stroškovnemu mestu se posamezni zaposleni nahaja.
  • Vsi zaposleni imajo dostop do svojih osebnih map s podatki in dokumenti iz različnih elektronskih naprav.
  • Kreiranje kadrovskih dokumentov je s pomočjo predlog in avtomatizacije možno le z nekaj kliki.
  • Kadrovski sistem je integriran s plačnim sistemom, kar zagotavlja kvalitetne informacije za obračun plač.
  • Pri procesu zaposlovanja se analizira in primerja potencial ter razvite kompetence z zahtevami kompetentnosti delovnega mesta.
  • Pri upravljanju uspešnosti dela vodje zaposlenim postavijo cilje, zato le-ti natančno vedo, kaj se od njih pričakuje.
  • Ocenjevanje uspešnosti izvedbe dela in posledično nagrajevanje po uspehu dela poteka na podlagi jasno opredeljenih kriterijev merjenja.
  • Pri izračunavanju variabilnega dela plače se upošteva tako osebna delovna uspešnost zaposlenega kot tudi uspešnost samega podjetja.
  • Razvoj zaposlenih poteka na osnovi modela splošnih kompetenc in kataloga specifičnih kompetenc.

Prednosti

  • Zaradi digitalizacije se je dvignila učinkovitosti kadrovskih procesov in administracije.
  • Vedno in povsod je možen trenutni vpogled v delavca v organizaciji.
  • Zagotovljena je skladnost z GDPR uredbo (varnost podatkov, revizijska sled, uveljavljanje pravic posameznika preko elektronskih obrazcev).
  • Za kreiranje novih kadrovskih dokumentov je zaradi predlog v aplikaciji in avtomatizacije vnosov potrebno manj časa.
  • Integracija kadrovskega sistema s plačnim zagotavlja 100 % točnost in konsistentnost podatkov za obračun plač.
  • Zaradi analize potenciala in kompetenc kandidatov ter primerjanja le teh z zahtevami kompetenc delovnega mesta, se zaposlujejo primernejši kandidati.
  • Povečala se je angažiranost vodij in zaposlenih pri upravljanju uspešnosti. Vodje in zaposleni s pomočjo aplikacije FledgeWorks učinkovito izvajajo proces upravljanja uspešnosti.
  • Dvig motivacije zaposlenih, saj so tisti, ki več prispevajo, tudi bolj nagrajeni.
  • Nagrajevanje zaposlenih je premo sorazmerno z uspešnostjo podjetja in osebno uspešnostjo.
  • Razvoj zaposlenih je usmerjen v znanja, veščine in sposobnosti, ki so najpomembnejše za uspešno opravljanje dela.

Usmerite kadrovske procese v ljudi in ne v papirje!​

© FledgeWorks. Made with ♥ by a dedicated team

Linkedin