Celovita kadrovska rešitev

Play Video

Predstavitev

Stranka:

Tosla d.o.o.
Železna cesta 8a, Ljubljana, Slovenija

Panoga:

Proizvodnja drugih prehrambenih izdelkov

Cilji:

  • Notranja učinkovitost organizacije.
  • Kakovostno ravnanje z zaposlenimi.

Predstavitev naročnika

Tosla, slovenski start-up v prehranski industriji, je inovator na področju sladil. Podjetje je mlado, ustanovljeno leta 2014 in trenutno zaposluje 15 ljudi.

Proizvaja visoko kakovostne, naravne in okusne sirupne pripravke. Njihovi proizvodi se uporabljajo v mlečni, pekarski, slaščičarski, pijačarski in nutracevtski industriji. Razvijajo tudi lastne proizvodne linije in nudijo tudi “private labeling“. Podjetje je zavezano inovativnosti in se sooča s hitro rastjo. Regionalno je prisotno na trgih zahodne Evrope in Savdske Arabije. Izvoz predstavlja 97 % prozvodnje.

Izzivi naročnika

Zaradi hitre rasti podjetja so se pojavili izzivi ravnanja s človeškimi viri. V podjetju so želeli vzpostaviti strukturiran pristop k ravnanju z zaposlenimi ter opredeliti ključne kadrovske procese. S tem so želeli tudi povečati kompetentnost in lojalnost zaposlenih ter uspešnost njihove izvedbe dela.  

Vodstvo se je zavedalo, da so za uresničevanje ambicioznih ciljev potrebni kompetentni, motivirani in lojalni kadri. Cilj je bil vzpostaviti notranjo učinkovitost organizacije, ki bi omogočala kakovost izdelkov v fazi hitre rasti družbe in kakovostno ravnanje z zaposlenimi.

Študija primera

Rešitev

Rešitev zajema tri ključne elemente za uspešno ravnanje z zaposlenim. Vzpostavitev ustreznih kadrovskih procesov, vpeljavo aplikacije FledgeHR, s pomočjo katere se bodo procesi učinkovito izvajali in na licu mesta usposabljanje/coaching, ključnih zaposlenih, ki bodo sodelovali pri izvedbi kadrovskih procesov

V prvi fazi je potrebno posodobiti sistemizacijo delovnih mest ter izdelati opise delovnih mest  za vsa delovna mesta v družbi Tosla in pravilnik o sistemizaciji.

V drugi fazi sledi izdelava modela kompetenc, katerega namen je opredelitev kriterijev merjenja usposobljenosti človeških virov za dosego zastavljenih ciljev, oz. uresničitev vizije družbe. V tej fazi je potrebno tudi opredeliti proces ocenjevanja kompetentnosti (270°, 360° ali skozi dialog med vodjo in ocenjevancem).

V tretji fazi sledi vpeljava sistema ciljnega vodenja in izdelava osebnih poslovnih načrtov za zaposlene. O ciljih je potrebno uvesti redne razgovore med vodji in zaposlenimi, katerih rezultat bo objektivna ocena uspešnosti doseganja zastavljenih ciljev posameznika, ki bo osnova za izračun variabilnega dela plače.

Sledi vpeljava informacijske podpore FledgeHR za učinkovito izvajanje kadrovskih procesov in administracije.

Da bodo novi procesi zaživeli v praksi, je potrebno usposabljanje/coaching zaposlenih, ki jih bodo izvajali.

Implementacija

Priprava projekta:

  • Opredelitev ključnih dejavnikov uspešnosti.

Faza 1: posodobitev sistemizacije delovnih mest

  • Posodobitev opisov delovnih mest.
  • Izdelava pravilnika o sistemizaciji delovnih mest.

Faza 2: izdelava modela kompetenc.

  • Opredelitev modela splošnih kompetenc.
  • Opredelitev kompetenc delovnih mest.
  • Izdelava kataloga specifičnih kompetenc.
  • Opredelitev procesa ocenjevanja kompetentnosti zaposlenih.

Faza 3: Vpeljava procesa Ciljno vodenje.

  • Vpeljava ciljnega vodenja.
  • Izobraževanje vodstva.

Faza 4: Posodobitev sistema nagrajevanja po uspešnosti.

  • Opredelitev sistema nagrajevanja po uspešnosti.
  • Predstavitev novega sistema nagrajevanja.

Faza 5: impelementacija naslednjih sklopov aplikacije FledgeHR za podporo kadrovskim procesom in kadrovski administraciji.

  • organizacijska struktura,
  • kadrovska administracija,
  • podpora kadrovskim procesom, ter
  • analize in poročanje

Faza 6: spremljanje delovanja in podpora.

Rešitev

Rešitev v akciji

  • Vsi kadrovski dokumenti in procesi so shranjeni in se izvajajo preko aplikacije FledgeHR.
  • Vsi zaposleni imajo neprestano dostop iz različnih elektronskih naprav do svojih osebnih map s podatki in dokumenti. Svoje pravice lahko uveljavljajo preko elektronskih obrazcev.
  • Kreiranje kadrovskih dokumentov je s pomočjo predlog in avtomatizacije možno le z nekaj kliki.
  • Pri upravljanju uspešnosti dela vodje s ciljnim vodenjem postavljajo cilje zaposlenim, zato le ti natančno vedo, kaj se od njih pričakuje. Vsak cilj ima jasno podane pričakovane rezultate, kriterije merjenja in enote mere.
  • Osebni cilj so preko ciljev timov in skupin kaskadno povezani s skupnimi cilji podjetja za tekoče poslovno obdobje.
  • Ocenjevanje uspešnosti izvedbe dela in posledično nagrajevanje po uspehu dela poteka na podlagi jasno opredeljenih kriterijev merjenja.
  • Vodje izvajajo redne razgovore o izvedbi dela z zaposlenimi.
  • Pri izračunavanju variabilnega dela plače se upošteva tako osebna delovna uspešnost zaposlenega, kot tudi uspešnost samega podjetja.
  • Razvoj zaposlenih poteka na osnovi modela splošnih in kataloga specifičnih kompetenc.
  • Podajanje povratnih informacij poteka hitro in učinkovito preko aplikacije FledgeHR.

Rezultati

  • Dvig učinkovitosti dokumentnih kadrovskih tokov. Vse je na enem mestu.
  • Zagotovljena je skladnosti z GDPR uredbo (varnost podatkov, revizijska sled, uveljavljanje pravic posameznika preko elektronskih obrazcev).
  • Zaposleni so opolnomočeni zaradi možnosti dostopa do svojih podatkov in dokumentov, kadrkoli in iz katerekoli naprave z aplikacijo FledgeHR.
  • Za kreiranje novih kadrovskih dokumentov je zaradi predlog v aplikaciji in avtomatizacije vnosov potrebno manj časa.
  • Vodje skozi aplikacijo Fledge učinkovito vodijo proces upravljanja uspešnosti dela zaposlenih.
  • Komunikacija o delovnih prioritetah je skozi proces ciljnega vodenja jasna in razumljiva.
  • Dvig motivacije zaposlenih, saj so tisti, ki več prispevajo tudi bolj nagrajeni.
  • Nagrajevanje zaposlenih je premo sorazmerno z uspešnostjo podjetja in osebno uspešnostjo.
  • Razvoj zaposlenih je usmerjen v znanja, veščine in sposobnosti, ki so najpomembnejše za uspešno opravljanje dela.
  • Zaposleni in vodje, zaradi enostavnosti podajanja/zahtevanja povratnih informacij pogosteje podajajo povratne informacije, zato je manj komunikacijskih nesporazumov.

Usmerite kadrovske procese v ljudi in ne v papirje!​

Komplexní personální řešení

Play Video

Představení

Klient:

Tosla d.o.o.
Ljubljana, Slovinsko

Odvětví:

Potravinářská výroba

Cíle:

  • Interní efektivita organizace.
  • Nastavnení kvalitního řízení lidských zdrojů.

Představení klienta

Tosla, slovinský start-up v potravinářském průmyslu je inovátorem v oblasti sladidel. Společnost je mladá, byla založena v roce 2014 a v současné době zaměstnává 15 lidí.

Vyrábí vysoce kvalitní, přírodní a lahodné sirupové přípravky. Jejich výrobky se používají v mlékárenském, pekárenském, cukrářském, nápojovém a nutraceutickém průmyslu. Vyvíjejí své vlastní výrobní linky a nabízejí také „provátní značky“. Společnost se zavázala k inovacím a čelí rychlému růstu. Regionálně je přítomna na trzích západní Evropy a Saúdské Arábie. Export tvoří 97% produkce.

Výzvy zákazníka

Díky rychlému růstu společnosti vyvstaly výzvy v oblasti řízení lidských zdrojů. Společnost chtěla zavést strukturovaný přístup k řízení zaměstnanců a definovat klíčové personální procesy. Tímto způsobem chtěli také zvýšit kompetence a loajalitu zaměstnanců.

Vedení si uvědomovalo, že k dosažení ambiciózních cílů je zapotřebí kompetentních, motivovaných a loajálních zaměstnanců. Cílem bylo nastolit vnitřní efektivitu organizace, která by zajistila kvalitu vyráběných produktů i ve fázi rychlého růstu společnosti díky kvalitnímu řízení lidských zdrojů.

Případová studie

Řešení

Řešení zahrnuje tři klíčové prvky pro úspěšné splnění zadání. Zavedení vhodných personálních procesů, zavedení aplikace  FledgeHR, pomocí které budou procesy efektivně implementovány, a proškolení klíčových zaměstnanců, kteří se budou podílet na implementaci personálních procesů.

V první fázi je nutné aktualizovat klasifikaci pracovních míst a vytvořit popisy práce pro všechny pracovní místa v Tosle a nastavit obecná pravidla pro systematizaci.

V druho fázi navazuje vývoj kompetenčního modelu, jehož účelem je definovat kritéria pro měření kompetencí zaměstnanců potřebných k dosažení stanovených cílů a realizace vize společnosti. V této fázi je také nutné definovat proces hodnocení kompetencí.

Ve třetí fázi navazuje zavedení cíleného systému řízení výkonu a příprava osobních obchodních plánů pro zaměstnance. Je nutné zavést pravidelné rozhovory mezi manažery a zaměstnanci, jejichž výsledkem bude objektivní posouzení dosažení stanovených cílů jednotlivce, které budou základem pro výpočet variabilní části mzdy.

Následuje zavedení systému FledgeHR ​​pro efektivní implementaci personálních procesů a správy.

Aby nové procesy v praxi ožily, je nutné vyškolit zaměstnance, kteří je budou implementovat.

Implementace

Příprava projektu:

  • Identifikace klíčových faktorů výkonu.

 

Fáze 1: Aktualizace klasifikace pracovních míst

  • Aktualizace propisů pracovních míst.
  • Vypracování pravidel pro klasifikaci pracovních míst.
 
Fáze 2: Vývoj kompetenčního modelu
  • Definice modelu obecných kompetencí.
  • Definice specifických kompetencí.
  • Vytvoření katalogu kompetencí.
  • Definice procesu hodnocení způsobilosti zaměstnanců.

 

Fáze 3: Implementace procesu řízení výkonu

  • Zavedení řízení dle cílů.
  • Proškolení manažerů.
 
Fáze 4: Modernizace systému odměňování za výkon
  • Definice systému odměňování za výkon.
  • Představení nového systému odměňování.

 

Fáze 5: Implementace následujících částí aplikace FledgeHR ​​na podporu procesů lidských zdrojů

  • Organizační struktura,
  • personální administrativa,
  • podpora personálních procesů,
  • reporty.

 

Fáze 6: Monitorování výkonu a podpora.

Řešení

Řešení v akci

  • Všechny osobní dokumenty a procesy jsou ukládány a prováděny prostřednictvím aplikace FledgeHR.
  • Všichni zaměstnanci mají neustálý přístup ke svým složkám, osobním údajům a dokumentům z různých elektronických zařízení.  Mohou uplatnit svá práva prostřednictvím elektronických formulářů.
  • Vytváření personálních dokumentů pomocí šablon a automatizace je možné několika kliknutími.
  • Při řízení pracovního výkonu používají manažeři ke stanovení cílů pro zaměstnance systém FledgeHR, takže přesně vědí, co se od nich očekává. Každý cíl má jasně stanovené očekávané výsledky, kritéria měření a měrné jednotky.
  • Osobní cíl je kaskádově spojen s cíli týmů a skupin se společnými cíli společnosti pro aktuální obchodní období.
  • Hodnocení výkonu práce a následné odměňování za výkon je založeno na jasně definovaných kritériích měření.
  • Manažeři provádějí pravidelné rozhovory se zaměstnanci.
  • Při výpočtu pohyblivé části mzdy se zohledňuje jak osobní pracovní výkon zaměstnance, tak samotný výkon společnosti.
  • Rozvoj zaměstnanců je založen na modelu obecných a katalogu odborných kompetencí.
  • Poskytování zpětné vazby je rychlé a efektivní prostřednictvím aplikace FledgeHR.

Výsledek

  • Všechny dokumenty zaměstnance jsou na  jednom místě.
  • Je zajištěn soulad s nařízením GDPR (bezpečnost dat, audit trail, vymáhání individuálních práv prostřednictvím elektronických formulářů).
  • Zaměstnanci jsou oprávněni přistupovat ke svým údajům a dokumentům kdykoli a z jakéhokoli zařízení s aplikací FledgeHR.
  • Na vytvoření nových personálních dokumentů je potřeba méně času díky šablonám v aplikaci a automatizaci vstupu.
  • Prostřednictvím aplikace FledgeHR manažeři efektivně řídí výkon zaměstnanců.
  • Komunikace o pracovních prioritách je jasná a srozumitelná díky nastavování cílů.
  • Zvyšování motivace zaměstnanců, protože ti, kteří přispívají více, jsou také odměňováni.
  • Odměňování zaměstnanců je přímo úměrné výkonu společnosti a jejím osobním výkonům.
  • Rozvoj zaměstnanců je zaměřen na znalosti, dovednosti a schopnosti, které jsou nejdůležitější pro úspěšný pracovní výkon.
  • Zaměstnanci a manažeři poskytují zpětnou vazbu častěji, takže nedochází k nedorozuměním v komunikaci.

Zaměřte HR procesy na lidi a ne na papír!

Comprehensive HRM solution

Play Video

Presentation

Client:

Tosla d.o.o.
Železna cesta 8a, Ljubljana, Slovenija

Industry:

Manufacture of other food products

Objectives:

  • Internal organizational performance.
  • Quality treatment of employees.

PRESENTATION OF THE CLIENT

Tosla, a Slovenian start-up in the food industry, is an innovator in the field of sweeteners. The company is young, founded in 2014 and currently employs 15 people.

It produces high quality, natural and tasty syrup preparations. Their products are used in the dairy, bakery, confectionery, beverage and nutraceutical industry. They also develop their own production lines and offer ‘private labeling’. The company is committed to innovation and is facing rapid growth. Regionally, it is present in the markets of Western Europe and Saudi Arabia. Exports represents 97% of the production.

CHALLENGES OF THE CLIENT

The company’s rapid growth has raised the challenges of human resources management. The company wanted to establish a structured approach to employee management and to identify key HR processes. In doing so, they also wanted to increase the competence and loyalty of employees and the performance success.

Management was aware that the achievement of ambitious goals required competent, motivated and loyal staff. The aim was to establish the internal efficiency of the organization that would enable product quality in the rapid growth phase of the company and the quality of the employee management.

Case study

Solution

The solution covers three key elements for the successful management of employees. Establishment of appropriate HR processes, implementation of FledgeHR application, through which processes will be effectively implemented and on-site training and coaching of key employees who will participate in the implementation of HR processes

In the first phase, it was necessary to update the job classification and to create job descriptions for all Tosla workplaces and employee policies.

The second phase was followed by the development of a competency model, the purpose of which is to define the criteria for measuring the competence of human resources to achieve the set goals, and for realization of the company’s vision. In this phase, it was also necessary to define the process of competence assessment (270 °, 360 ° or through a dialogue between the assessor and employee).

The third stage was followed by the introduction of a system of management by objectives and the development of personal goal sheets for employees. The objectives will be introduced in regular interviews between managers and employees, the result of which will be an objective assessment of the individual performance success, which will be the basis for the calculation of the variable part of the salary.

This was followed by the introduction of FledgeHR application, for the effective implementation of HR and administration.

For the new processes to flourish, training and coaching of employees was required.

Implementation

Project preparation:

  • Identification of Key Performance Indicators.

Phase 1: Updating job classification

  • Updating of job descriptions.
  • Creating of workplace classification policy.

Phase 2: Production of a competence model.

  • Definition of the general competence model.
  • Definition of job competency profiles.
  • Production of a catalogue of specific competences.
  • Definition of the process of assessing the competence of employees.

Phase 3: Introduction of the Management by objectives process.

  • Introduction of Management by objectives.
  • Definition of goal setting process
  • Definition of the performance communication.
  • Leadership training.

Phase 4: Updating of reward system by performance.

  • Definition of a performance reward system.
  • Introducing the new reward system.

Phase 5: Impelementation of the following functions of FledgeHR application to support HR  processes and HR administration.

  • organizational structure,
  • HR administration,
  • support for HR processes, and
  • analysis and reporting

Phase 6: Monitoring and support.

Rešitev

SOLUTION IN ACTION

  • All HR documents and processes are stored and executed via the FledgeHR ​​application.
  • All employees have constant access from various electronic devices to their personal data and document folders. They can exercise their rights via electronic forms.
  • Creating HR documents with the help of templates and automation is possible with just a few clicks.
  • When managing the performance, managers execute management by objectives, so employees know exactly what is expected of them. Each objective has clearly stated expected results, measurement criteria and units of measure.
  • Personal goals and objectives are connected with team and group goals and with the goals and objectives of the company for the current business period.
  • The evaluation of the performance success and the success rewarding is based on clearly defined measurement criteria.
  • Managers conduct regular performance reviews with employees.
  • When calculating the variable part of the salary, both the personal work performance of the employee and the performance of the company itself are taken into account.
  • Employee development is based on the Model of general and Catalog of specific competencies.
  • Giving feedback is quick and efficient through the FledgeHR ​​app.

results

  • Increased efficiency of HR document flows. Everything is in one place.
  • Compliance with the GDPR regulation is ensured (data security, audit trail, enforcement of individual rights via electronic forms).
  • Employees are empowered to access their data and documents at any time and from any device with the FledgeHR ​​application.
  • Creating new personnel documents requires less time due to in-app templates and entry automation.
  • Through the Fledge app, managers effectively lead the process of managing employee performance.
  • Communication about work priorities is clear and understandable through the process of Management by objectives.
  • Employee motivation is higher, as those who contribute more are also more rewarded.
  • Remuneration of employees is directly proportional to the company’s performance and personal performance.
  • Employee development is focused on the knowledge, skills and abilities that are most important for successful work performance.
  • Employees and managers, due to the ease of giving and requesting feedback, give feedback more often, so there are fewer communication misunderstandings.

Direct your HRM processes into people, not into paper!

© FledgeWorks. Made with ♥ by a dedicated team

Linkedin